નવા વર્ષમાં બેટર ફાઈલ મેનેજમેન્ટ

- Lkðwt ð»ko LkSf Au íÞkhu fBÃÞqxh{kt ykÃkýwt fk{fks Mknu÷wt çkLkkðíkk hMíkk Mk{Syu

નવું વર્ષ નજીક હોય ત્યારે આપણને સૌને પોતાના જીવનને જુદી જુદી ઘણી નવી રીતે, નવેસરથી ગોઠવવાનો ઉત્સાહ જાગતો હોય છે. નવા વર્ષમાં વજન ઘટાડવું છે, સવારે વહેલા ઉઠવું છે, અચૂક ચાલવા જવું છે, ઓફિસનું કામકાજ કેલેન્ડર અને ઘડિયાળને કાંઠે ગોઠવવું છે... આ બધા નિર્ધાર કરવામાં કંઈ જ ખોટું નથી. આમાંથી ગમે તે એકનું પાલન કરી શકીએ તો પણ નવું વર્ષ ચોક્કસપણે વધુ લાભદાયી બને. 

પરંતુ તકલીફ એ છે કે આપણા બધા નિર્ધાર નવા વર્ષના પહેલા એક-બે અઠવાડિયામાં જ ઢીલા પડવા લાગે છે. કારણ એટલું જ કે આપણે ફક્ત નિર્ધાર કરીએ છીએ, એ માટે જરૂરી આયોજન કરતા નથી.

જેમ કે રોજ સવારે વહેલા ઉઠવું હોય તો આગલી રાત્રે વહેલા ઊંઘવું પડે.

બરાબર એ જ રીતે, ઓફિસનાં કામકાજ સહેજ પણ તણાવ વિના, ધારી ચોક્સાઇ ને ગુણવત્તા સાથે, સમયસર પૂરાં કરવાં હોય તો એ માટે નાની-નાની વાતનું આયોજન કરવું પડે અને એ મુજબની જાણકારી મેળવી, તેના પર અમલ શરૂ કરવો જોઈએ. નીચે જે વાતો જણાવી છે એ આવી કેટલીક નાની-નાની વાતોમાંની જ છે. ફક્ત આટલું જાણવાથી તમારું આખું નવું વર્ષ બદલાઈ નહીં જાય, પણ તેના પર અમલ કરશો તો એક સારી શરૂઆત જરૂર થશે.

જો તમારા દિવસનો ઘણો ખરો ભાગ પીસી/લેપટોપ સામે જતો હોય તો આ પાયાની વાતો જાણી લેવા જેવી છે - અમલ માટે નવા વર્ષની રાહ ન જોશો!

MkkiÚke Ãknu÷kt - VkuÕzMkoLkwt ÞkuøÞ MxÙõ[h Au?

પીસીમાં આપણી લાઇફ વેલ ઓર્ગેનાઇઝ્ડ રાખવાનું પહેલું પગથિયું છે ફાઇલ અને ફોલ્ડર માટેનું એક ચોક્કસ સ્ટ્રકચર. આ એક બાબત તરફ તમે હજી સુધી ધ્યાન આપ્યું ન હોય તો ફક્ત થોડો સમય ફાળવો. તમારું કામકાજ હંમેશ માટે એકદમ સરળ બની જશે.

તમારું કામ નવા સમય મુજબ જુદા જુદા ડિવાઇસમાં વહેંચાયેલું હોય તો પીસીમાં વનડ્રાઇવ કે ગૂગલ ડ્રાઇવનું ફોલ્ડર ડાઉનલોડ કરી લો. આ બંને સર્વિસ આપણી કામની બધી જ ફાઇલ્સ ક્લાઉડ એકાઉન્ટ સાથે સિંક્ડ રાખે છે. આ સર્વિસના એક જ મેઇન ફોલ્ડરમાં મહત્ત્વની બધી જ ફાઇલ્સ યોગ્ય સ્ટ્રકચરમાં સેવ કરવાનો ચોક્કસ ફાયદો છે.  આ એક ફોલ્ડરમાં પર્સનલ અને વર્ક એવાં બે સબ-મેઇન ફોલ્ડર બનાવી શકાય તથા તેમની અંદર જરૂર મુજબ સબ્જેક્ટ, ક્લાયન્ટ, પ્રોજેક્ટ વગેરે સબ- ફોલ્ડર બનાવી શકાય. એ દરેકમાં જુદા જુદા વર્ષનાં અલગ ફોલ્ડર બનાવી શકાય.

દરેક વ્યક્તિની જરૂરિયાત મુજબ આ સ્ટ્રકચર અલગ અલગ હોઈ શકે. મૂળ મુદ્દો એક પ્રોપર સ્ટ્રકચર બનાવીને તેને નિયમિત રીતે ફોલો કરવાનો છે.

VkuÕzhLku{ ykRfLk fu R{kuSLkku WÃkÞkuøk

 વિન્ડોઝ ફાઇલ એક્સપ્લોરરમાં ફોલ્ડરનું સેકશન એકદમ યુનિફોર્મ છે. તેમાં ફોલ્ડર્સના એકસરખા યલો આઇકનનો ઉપયોગ થાય છે. એટલે આપણે જોઇતા ફોલ્ડર સુધી પહોંચવા માટે તેનું નામ વાંચવાની કસરત કરવી પડે.

તેનો સહેલો ઉપાય છે - આપણે ફોલ્ડરનો આઇકન બદલી શકીએ (ફોલ્ડર પર રાઇટ ક્લિક કરી, ‘કસ્ટમાઇઝ’માંં જાઓ અને તેમાં ‘ચેન્જ આઇકન’ વિકલ્પ મળશે). અથવા ફોલ્ડરના નામમાં આગળ-પાછળ ઇમોજી ઉમેરી શકાય (ફોલ્ડર પર રાઇટ ક્લિક કરી, ‘રીનેમ’ પસંદ કરો અને વિન્ડોઝ કી સાથે ફુલસ્ટોપ કી પ્રેસ કરતાં, વિવિધ ઇમોજી મળશે).

આવું કર્યા પછી કોઈ પણ ફોલ્ડર્સ સ્ટ્રકચરમાં એકસરખાં, બીબાંઢાળ યલો ફોલ્ડર્સ આઇકન્સની વચ્ચે સરસ મજાના લીલાછમ્મ વૃક્ષ કે રંગબેરંગી પતંગિયા જેવો આઇકન મૂક્યો હોય તો તે તરત આપણી નજરમાં આવે. મહત્ત્વનાં ફોલ્ડર્સ ક્વિક એક્સેસ સેકશનમાં પિન કરવાને બદલે તેમને માટે નિશ્ચિત આઇકન કે ઇમોજી પસંદ કરવાનો વિકલ્પ પણ સારો છે.

Mk{Þ çk[kððk «eÔÞq ÃkuLkLkku ÷k¼ ÷Eyu

ઘણી વાર એવું બને કે આપણે વિવિધ ફાઇલ્સને લગભગ એકસરખાં નામ આપ્યાં હોય. એ સ્થિતિમાં આપણે ઉતાવળે કોઈ ફાઇલ ઓપન કરીએ પછી ખબર પડે કે એ ફાઇલ આપણા કામની નથી. આપણે તો બીજી ફાઇલ ઓપન કરવાની હતી. આ તકલીફનો એક સહેલો ઉપાય છે ફાઇલ એક્સપ્લોરરમાં વિવિધ ફાઇલ્સનો પ્રીવ્યૂ જોવાની સગવડ.

બાય ડિફોલ્ટ, આ પ્રીવ્યૂ પેન બંધ હોય છે. પરંતુ આપણે ફાઇલ એક્સપ્લોરરમાં મથાળાની રિબનમાં વ્યૂ ટેબમાં જઇને પ્રીવ્યૂ પેન ઓપન કરી શકીએ છીએ.  તેને સતત ઓપન ન રાખવી હોય તો Alt + P કી શોર્ટકટથી જરૂર મુજબ તેને ઓપન કે ઓફ કરી શકાય.

પ્રીવ્યૂ પેનનો મોટો ફાયદો એ છે કે ફાઇલ એક્સપ્લોરરમાં આપણે કોઈ ફાઇલ સિલેક્ટ કરીએ એ સાથે જમણી પેનલમાં તે ફાઇલનો પ્રીવ્યૂ જોવા મળે છે. આથી ફાઇલમાં શુંં છે એ જોવા માટે જે તે ફાઇલ પૂરેપૂરી ઓપન કરવી પડતી નથી. અલબત્ત ફાઇલનો પ્રીવ્યૂ જોવા મળશે કે નહીં તેનો આધાર એ ફાઇલ ક્યા પ્રોગ્રામની છે તેના પર છે.

VkRÕMk õÞkt zkWLk÷kuz Úkðe òuEyu?

આપણે કમ્પ્યૂટરમાં ઇન્ટરનેટ પરથી જુદા જુદા પ્રકારની ફાઇલ્સ ડાઉનલોડ પણ કરતા હોઇએ છીએ. બાય ડિફોલ્ટ, મોટા ભાગનાં ઇન્ટરનેટ બ્રાઉઝર ડાઉનલોડ કરેલી ફાઇલ્સને ‘ડાઉનલોડ્સ’ ફોલ્ડરમાં સેવ કરતાં હોય છે. આપણી ઇચ્છીએ તો આ વ્યવસ્થા ચાલુ રાખી શકીએ અથવા ડાઉનલોડ થયેલી ફાઇલ ક્યાં સેવ થાય તે દરેક ડાઉનલોડ વખતે નક્કી કરી શકીએ.  આ આપણી વ્યક્તિગત પસંદગી કે જરૂરિયાતનો વિષય છે.

ડાઉનલોડ થયેલી બધી ફાઇલ્સ એક જ ફોલ્ડરમાં અથવા જરૂરિયાત મુજબના ફોલ્ડરમાં સેવ થાય એ બંને પદ્ધતિના ફાયદા-ગેરફાયદા છે. બધું એક જ ડાઉનલોડ ફોલ્ડરમાં જમા થાય તો ત્યાં થોડા સમયમાં ખીચડો થવાનો સંભવ રહે છે કેમ કે આપણે ડાઉનલોડ ફોલ્ડરમાં ફોલ્ડર્સનું યોગ્ય સ્ટ્રકચર બનાવતા નથી. સામે ફાયદો એ છે કે જ્યારે જરૂર ન રહે ત્યારે ડાઉનલોડ ફોલ્ડરમાંની બધી ફાઇલ્સનો એક સાથે ખાત્મો કરી શકીએ. ડાઉનલોડ થતી ફાઇલ જરૂર મુજબ જે તે સબ્જેક્ટ કે ક્લાયન્ટના ફોલ્ડરમાં સેવ થાય એવું સેટિંગ બ્રાઉઝરના સેટિંગ્સમાં ડાઉનલોડ ટેબમાં જઈને કરી શકાય.

VkRÕMk VxkVx þkuÄðk WÃkÞkuøke Âõðf yuõMkuMk

આપણે સૌ મોટા ભાગે અમુક ચોક્કસ સબ્જેક્ટ, પ્રોજેક્ટ કે એસાઇનમેન્ટ, ક્લાયન્ટ વગેરેનું વધુ કામ કરતા હોઈએ. આથી તેમનાં ફોલ્ડરને, અન્ય ટોપિકના ફોલ્ડરની સરખામણીમાં વારંવાર એક્સેસ કરવાનાં થાય. એવી સ્થિતિમાં ફાઇલ એક્સપ્લોરરમાંની ‘ક્વિક એક્સેસ’ સગવડ આપણું કામ સહેલું બનાવી શકે.

આપણે પોતાને માટે સૌથી મહત્ત્વના ફોલ્ડર્સને ‘ક્વિક એક્સેસ’ સેકશનમાં પિન કરી શકીએ છીએ. આ પછી આપણે જ્યારે પણ એ ફોલ્ડરમાંની ફાઇલ સુધી પહોંચવું હોય ત્યારે આપણે બનાવેલા ફોલ્ડર સ્ટ્રકચર્સમાં એ ફોલ્ડર શોધવા જવાને બદલે ફાઇલ એક્સપ્લોરરમાં હોમ સેકશન ઓપન કરતાં તેમાં ‘ક્વિક એક્સેસ’માં તે સહેલાઈથી મળી જાય. અહીં નજીકના સમયમાં જે ફાઇલ્સ પર કર્યું હોય તે પણ જોવા મળે.

કામકાજના વ્યાપ મુજબ ફોલ્ડર્સની સંખ્યા વધુ હોય ત્યારે ક્વિક એક્સેસ ફીચર વધુ ઉપયોગી થાય. એ ખાસ યાદ રાખવું કે પિન કરેલું કોઈ ફોલ્ડર અમુક સમય પછી બહુ મહત્ત્વનું ન રહે તો તેને અનપિન કરી દેવું જેથી ક્વિક એક્સેસમાં ફોલ્ડર્સની ભીડ જમા ન થાય.

VkR÷ Mkuð fhðkLkwt ÷kufuþLk çkË÷e swyku

સામાન્ય રીતે આપણે પીસીમાં ઓપરેટિંગ સિસ્ટમ જે ડ્રાઇવમાં ઇન્સ્ટોલ કરી હોય એ જ ડ્રાઇવમાં એટલે કે સી ડ્રાઇવમાં આપણા બધા પ્રોગ્રામ્સ, ડોક્યુમેન્ટ્સ, પિક્ચર્સ, મ્યુઝિકની ફાઇલ્સ વગેરે સેવ થતું હોય છે.

આ બધી બાબતો એક સાથે એક જ ડ્રાઇવમાં રહે તે હિતાવહ નથી. હા, આપણે વનડ્રાઇવ કે ગૂગલ ડ્રાઇવનો ઉપયોગ કરતા હોઈએ અને તેમાં બધી ફાઇલ ક્લાઉડમાં જ રહે, માત્ર જરૂર મુજબ લોકલ સ્ટોરેજમાં સેવ થાય તેવી ગોઠવણ રાખી શકાય.

તેવી સ્થિતિમાં વનડ્રાઇવનું મેઇન ફોલ્ડર સી ડ્રાઇવમાં રહે તો ચાલે. (આપણે ઇચ્છીએ તો તેને પણ અલગ ડ્રાઇવમાં લઈ જઈ શકીએ).

એ સિવાય, બધી ફાઇલ્સનું ડિફોલ્ટ સેવ લોકેશન બદલવું હોય તો પીસીમાં સ્ટાર્ટ બટન પર રાઇટ ક્લિક કરીને સેટિંગ્સ ઓપન કરો. તેમાં ‘સિસ્ટમ’ ટેબમાં ‘સ્ટોરેજ’માં જાઓ. તેમાં ‘એડવાન્સ્ડ સ્ટોરેજ સેટિંગ્સ’માં ‘ચેન્જ વ્હેર ન્યૂ કન્ટેન્ટ ઇઝ સેવ્ડ’ વિકલ્પમાં જાઓ. અહીં દરેક પ્રકારના કન્ટેન્ટ માટે સી ડ્રાઇવને બદલે નવું લોકેશન પસંદ કરી શકાય છે.

yuõMkÃ÷kuhh{kt Mk[o Ve[hLkku ÷k¼ ÷Eyu

ફાઇલ એક્સપ્લોરરમાં જો તમે તમારા કામકાજ માટે ફોલ્ડર્સ અને ફાઇલ્સનું યોગ્ય સ્ટ્રક્ચર ગોઠવ્યું નહી ંહોય તો જોઇતી ફાઇલ શોધવા માટે તમારે ઘણાં ફાફાં મારવાં પડતાં હશે. એ સમયે આપણને એક્સપ્લોરરમાંનું સર્ચ ફીચર ખાસ્સું ઉપયોગી થાય.

એક્સપ્લોરર વિન્ડોમાં ઉપરની રિબન નીચે જમણી બાજુના સર્ચ બોક્સમાં કંઇ પણ લખીએ, એટલે એ કીવર્ડ ધરાવતાં બધાં ફોલ્ડર કે ફાઇલ્સ આપણને જોવા મળે. આપણે ‘ધીસ પીસી’ સિલેક્ટ કરીને આખા પીસીમાં અથવા અમુક ચોક્કસ ફોલ્ડર સિલેક્ટ કરીને ફક્ત તેમાં પણ સર્ચ કરી શકીએ.

આ રીતે સર્ચ કરતી વખતે ઉપરની રિબનમાં સર્ચ સંબંધિત વિવિધ વિકલ્પો જોવા મળશે. તેની મદદથી આપણે સર્ચને વધુ ફોકસ્ડ બનાવી શકીએ. જેમ કે, આપણને જોઈતી ફાઇલ ન મળતી હોય તો ‘ડેટ મોડિફાઇડ’, ‘કાઇન્ડ’, ‘સાઇઝ’ વગેરે વિવિધ રીતે સર્ચને રીફાઇન કરી શકાય. ‘રીસન્ટ સર્ચ’ બટન આપણને થોડા સમય પહેલાં સર્ચ કરેલી બાબતો ફરી સર્ચ કરવામાં મદદ કરી શકે. 

VkuÕzh-VkRÕMkLkk ÔÞq çkË÷e þfkÞ

ફાઇલ એક્સપ્લોરરમાં આપણે જોઇતા ફોલ્ડર કે ફાઇલ્સ સુધી ઝડપથી પહોંચવાનો એક સહેલો રસ્તો, તેનો વ્યૂ બદલવાનો છે. આપણે કોઈ પણ ડ્રાઇવ કે ફોલ્ડરમાં હોઈએ ત્યારે ઉપરની રિબનમાં ‘વ્યૂ’ ઓપ્શન્સની મદદથી, જે તે ડ્રાઇવ કે ફોલ્ડરમાંનાં સબ ફોલ્ડર્સ અને ફાઇલ્સ કઈ રીતે દેખાય તેના વ્યૂ બદલી શકાય છે. જરૂર મુજબ, લાર્જ કે એક્સ્ટ્રા લાર્જ આઇકન્સ કે ફક્ત લિસ્ટ કે ડીટેઇલ્સ જેવા વ્યૂ આપણે પસંદ કરી શકીએ.

એ પછી, ઊભી કોલમમાં જે જે બાબતો જોવા મળતી હોય તેમાં ફેરફાર કરી શકાય કે નવી કોલમ ઉમેરી શકાય.

એ જ રીતે, વિવિધ ફોલ્ડર્સ કે ફાઇલ્સને આપણે વ્યૂને આપણે ‘સોર્ટ બાય’ કે ‘ગ્રૂપ બાય’માં નેમ, ફાઇલ ટાઇપ, સાઇઝ વગેરે જુદી જુદી રીતે ગોઠવી શકીએ. એ માટે આપણે ફક્ત ખાલી જગ્યામાં રાઇટ ક્લિક કરીને સોર્ટિંગ કે ગ્રૂપિંગની જોઈતી પસંદગી કરવાની રહે.

તમારી જરૂર મુજબ આ બધાં સેટિંગ્સ પર નજર દોડાવશો તો કામ ઘણું સહેલું બનશે.